Meldekanal

Um das im Gesetz 93/2021 geregelte WHISTLEBLOWING-Verfahren umzusetzen, ist es wichtig, funktionale Regeln zu definieren, die die Einrichtung von Whistleblowing-Kanälen in Unternehmen ermöglichen.

Die Meldung von Missständen wird als wichtig erachtet, um unparteiisch und unvoreingenommen Verhaltensweisen zu sanktionieren, die als illegal, betrügerisch oder korrupt gelten.

Mit der Einführung der Whistleblowing-Politik und des Whistleblowing-Verfahrens werden folgende Hauptziele verfolgt:

• Festlegung der Leitprinzipien für die Verfahren zur Entgegennahme, Bearbeitung, Aufzeichnung und Speicherung von Meldungen über Unregelmäßigkeiten;
• Sicherstellung, dass anonyme Meldungen über Unregelmäßigkeiten angenommen werden können;
• Sicherstellung, dass Präventivmaßnahmen ergriffen werden, um falsche oder unregelmäßige Handlungen zu vermeiden.

Merkmale des eingeführten Verfahrens:

1 - Einrichtung eines sicheren Kanals für die Meldung von Missständen, der auch die Anonymität schützt.

2 - Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie Unregelmäßigkeiten, von denen sie Kenntnis haben, melden können, und dass sie die interne Politik in diesem Bereich kennen, wobei der Verhaltenskodex vollständig einzuhalten ist.

3 - Die Organisationen müssen innerhalb von neunzig Tagen auf den Whistleblowing-Prozess reagieren und ihn überwachen. Das Verfahren muss zügig, klar und objektiv sein, damit der Hinweisgeber weiß, dass die gemeldeten Sachverhalte analysiert und die notwendigen Schritte zur Lösung des Problems unternommen werden. Die Organisationen müssen ihre Mitarbeiter auch über die Folgen von Verstößen gegen die Regeln, die Anlass zur Beschwerde gegeben haben, sowie über die Entwicklung des Verfahrens auf dem Laufenden halten.  

4 - Sicherstellen, dass die Organisationen, bei denen die Beschwerde eingeht, über die Mittel verfügen, um den Hinweisgeber, der in "gutem Glauben" handelt, zu schützen, d. h. vor Vergeltungsmaßnahmen wie Entlassung, Suspendierung, Demütigung, Einschüchterung oder anderen Sanktionen, wie z. B. Verweigerung von Hilfe oder ungerechtfertigte negative Leistungsbewertungen. Das allgemeine Verfahren muss daher Folgendes gewährleisten  

a) die Einrichtung und Umsetzung eines externen Whistleblowing-Kanals in den Unternehmen, um einen Mechanismus für die Einreichung und sichere Weiterverfolgung von Beschwerden einzurichten;

b) die Vollständigkeit, Integrität und Aufbewahrung von Beschwerden;

c) die Vertraulichkeit der Identität oder Anonymität der Beschwerdeführer sowie der Identität der in der Beschwerde genannten Dritten;  

d) Verhinderung des unbefugten Zugangs zu den betreffenden Informationen;

e) Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz, Geheimhaltung und Abwesenheit von Interessenkonflikten zwischen den Personen und Abteilungen, die mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen betraut sind;

f) unverzügliche Löschung aller personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung der Meldung nicht relevant sind. 

1 - BESCHWERDEN

Beschwerden sind schriftlich über das auf der Website des Unternehmens verfügbare Formular oder per E-Mail einzureichen, und zwar anonym oder unter Angabe der Identität des Beschwerdeführers.

Der Whistleblowing-Kanal des Unternehmens kann kostenlos, 24 (vierundzwanzig) Stunden am Tag, 7 (sieben) Tage die Woche über die folgenden Kontaktkanäle genutzt werden:

Website: https://www.investe.pt/canal-de-denuncia

E-Mail: geral@investe.pt

Der Hinweisgeber muss das Formular per Computer ausfüllen oder den Vorfall schriftlich an die E-Mail-Adresse geral@investe.pt senden, die ausschließlich für den Empfang von Mitteilungen in dieser Angelegenheit und für die ausschließliche Konsultation der in diesem Bereich zuständigen Personen bestimmt ist. Das Formular kann anonymisiert werden, und die Informationen, die es ermöglichen, die Identität des Hinweisgebers festzustellen, sind eingeschränkt und denjenigen vorbehalten, die die Meldungen erhalten und bearbeiten.  

Die Person, die für das Kommunikations- und Informationsmanagement zuständig ist, arbeitet im Managementbereich und kennt die Organisation und die Werte des Unternehmens sehr gut.  

Die Identität des Hinweisgebers kann nur offengelegt werden:

• zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder eines Gerichtsbeschlusses;
• nach schriftlicher Unterrichtung des Hinweisgebers über die Gründe für die Offenlegung der Daten, es sei denn, diese Mitteilung gefährdet Untersuchungen oder Gerichtsverfahren.

Schutz von Hinweisgebern:

Hinweisgebern, die Straftaten melden oder öffentlich machen, wird rechtlicher Schutz garantiert, wenn sie dies in gutem Glauben tun und ernsthafte Gründe für die Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Informationen wahr sind. Das Gesetz verbietet Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower. Als Vergeltungsmaßnahmen gelten Handlungen oder Unterlassungen, einschließlich Drohungen und versuchter Handlungen oder Unterlassungen, die dem Hinweisgeber direkt oder indirekt, in einem beruflichen Kontext und motiviert durch die interne oder externe Beschwerde des Hinweisgebers oder die öffentliche Bekanntgabe des Verstoßes, in ungerechtfertigter Weise einen finanziellen oder moralischen Schaden zufügen oder zufügen können.

Haftung des Hinweisgebers:

• Die Meldung oder öffentliche Bekanntgabe eines Verstoßes, die gemäß den Bestimmungen dieses Gesetzes erfolgt, stellt an sich keinen Grund für eine disziplinarische, zivilrechtliche, ordnungswidrige oder strafrechtliche Haftung des Hinweisgebers dar.
• Unbeschadet der durch Artikel 3 Absatz 3 geschützten Geheimhaltungsregelungen haftet ein Hinweisgeber, der eine Straftat gemäß den Anforderungen dieses Gesetzes meldet oder öffentlich bekannt macht, nicht für die Verletzung von Beschränkungen der Weitergabe oder Offenlegung von Informationen, die in der Meldung oder öffentlichen Bekanntmachung enthalten sind.
• Der Hinweisgeber, der eine Straftat gemäß den Anforderungen dieses Gesetzes anzeigt oder öffentlich bekannt macht, haftet nicht für die Erlangung oder den Zugang zu den Informationen, die Anlass für die Anzeige oder die öffentliche Bekanntmachung waren, außer in Fällen, in denen die Erlangung oder der Zugang zu den Informationen eine Straftat darstellt.
• Die Bestimmungen der vorstehenden Punkte berühren nicht die mögliche Haftung von Hinweisgebern für Handlungen oder Unterlassungen, die nicht im Zusammenhang mit der Anzeige oder der öffentlichen Bekanntgabe stehen oder die für die Anzeige oder die öffentliche Bekanntgabe einer Straftat nach diesem Gesetz nicht erforderlich sind.

2 - BEHANDLUNG DER BESCHWERDE

Nach Eingang der Beschwerde muss die Untersuchungsphase eingeleitet werden, und es gibt ein Verfahren zur Weiterverfolgung der Beschwerde.

Die mit der Bearbeitung der Beschwerde beauftragte Person analysiert den Inhalt der Beschwerde und die ihr beigefügten Unterlagen und ist befugt, von der Organisation die Unterlagen und Informationen anzufordern, die sie für eine vollständige Analyse für erforderlich hält.

Nach der Analyse muss die zuständige Person einen Bericht erstellen, in dem die ergriffenen Maßnahmen und die Schlussfolgerungen beschrieben werden, wobei sie den Bericht ausschließlich für sich selbst aufbewahrt und sicherstellt, dass kein Dritter Zugang zu diesem Bericht hat, weder auf Papier (wenn er ausgedruckt wird) noch auf dem Computer.

Die mit der Verwaltung dieses Verfahrens beauftragten Personen verwalten auch die diesem Thema gewidmete E-Mail.

Die wichtigsten Etappen dieses Verfahrens sind folgende:  

Registrierung: Der Hinweisgeber registriert seine Beschwerde auf einem Formular, das auf der Website des Unternehmens zugänglich ist, oder er schickt die Informationen an geral@investe.pt.

Analyse und Bearbeitung: Die eingegangenen Beschwerden werden in einen im System reservierten Computer-Ordner sowie in einen Dokumenten-Ordner mit reserviertem Zugang eingegeben, gefolgt von dem jeweiligen Arbeitsablauf, der Analyse und den Schlussfolgerungen.  

Abschluss und Ablage: Die dazu befugten Personen analysieren und dokumentieren den Abschluss der Beschwerde durch eine ausschließlich an den Beschwerdeführer gerichtete E-Mail.  

3 - ABSCHLUSS DES VERFAHRENS

Der Hinweisgeber wird während des Verfahrens jederzeit über den Stand der eingeleiteten Schritte informiert und erhält bis zu 90 Tage nach Eingang der Beschwerde per E-Mail geral@investe.pt eine Mitteilung über die getroffene Entscheidung.

Die Bußgelder für Verstöße gegen das Whistleblower-Schutzgesetz sind in sehr schwere und schwere Sanktionen unterteilt.

Die Verhinderung der Einreichung oder Weiterverfolgung einer Beschwerde stellt eine sehr schwere Straftat dar, die mit einer Geldstrafe zwischen 1.000 Euro und 25.000 Euro geahndet wird, wenn es sich bei dem Täter um eine natürliche Person handelt, oder zwischen 10.000 Euro und 250.000 Euro, wenn es sich bei dem Täter um eine juristische Person handelt.

Das Fehlen eines externen Meldekanals oder das Anbieten eines solchen Kanals ohne die erforderlichen Garantien stellt eine schwere Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße zwischen 500 und 12.500 Euro geahndet wird, wenn der Beauftragte eine natürliche Person ist, oder zwischen 1.000 und 125.000 Euro, wenn der Beauftragte eine juristische Person ist.

INVESTE REAL ESTATE verpflichtet sich in enger Verbindung mit seiner Vision und Mission, seine Geschäfte nach den folgenden Grundsätzen zu führen:  

Integrität und absolute Transparenz bei der Führung der Geschäfte.  

Einigkeit und Respekt in den Beziehungen zu Kunden, Partnern und Lieferanten.  

Effizienz in den Planungs- und Ausführungsprozessen.  

Initiative und Proaktivität in allen Situationen, Qualität der Produkte und Dienstleistungen und Engagement für den Kunden.

Da sich die soziale und rechtliche Dynamik weiterentwickelt, hat dieses Dokument den gleichen Charakter und wird bei Bedarf geändert werden. Die erste Fassung wird am 07. Juli 2023 formalisiert und das gesamte Team wird in geeigneter Weise darüber informiert.