Canal de denuncias

Para poder implementar el procedimiento de la denuncia, que se rige por la Ley 93/2021, es importante definir reglas funcionales que permitan la creación de canales de denuncia en las empresas.

El acto de denuncia se considera relevante para acoger de manera imparcial e imparcial conductas destinadas a sancionar conductas consideradas ilegales, fraudulentas o corruptas.

Los principales objetivos de la creación de la política y procedimiento de denuncia de irregularidades son:

• Definir los principios rectores de los procedimientos para recibir, procesar, registrar y almacenar las denuncias de irregularidades;
• Garantizar la posibilidad de admitir denuncias anónimas de irregularidades;
• Asegurar la adopción de medidas preventivas para evitar actos incorrectos o irregulares.

Características del proceso implantado:

1 - Implantar un canal de denuncia seguro que además proteja el anonimato.

2 - Asegurarse de que todos los empleados saben cómo denunciar las irregularidades de las que tengan conocimiento y que conocen la política interna en esta materia, respetando plenamente el Código de Conducta.  

3 - En un plazo de noventa días, las organizaciones deben responder y supervisar el proceso de denuncia de irregularidades. El proceso debe ser ágil, claro y objetivo para que el denunciante sepa que los hechos denunciados están siendo analizados y que se están dando los pasos necesarios para resolverlos. Asimismo, las organizaciones deben mantener informados a sus empleados de las consecuencias de incumplir las normas que dan lugar a la denuncia, así como de la evolución del proceso.  

4 - Garantizar que las organizaciones que reciban la denuncia dispongan de los medios necesarios para proteger al denunciante que actúe de "buena fe", es decir, frente a represalias como el despido, la suspensión, la humillación, la intimidación u otras sanciones como la denegación de ayuda o evaluaciones negativas del rendimiento sin justificación. Por lo tanto, el procedimiento general debe garantizar  

a) La creación y puesta en marcha de un canal externo de denuncia en las empresas para establecer un mecanismo de presentación y seguimiento seguro de las denuncias;

b) La exhaustividad, integridad y conservación de las denuncias;

c) La confidencialidad de la identidad o el anonimato de los denunciantes, así como de la identidad de terceros mencionados en la denuncia;  

d) La prevención del acceso no autorizado a la información en cuestión;

e) La independencia, imparcialidad, confidencialidad, protección de datos, secreto y ausencia de conflictos de intereses entre las personas y departamentos designados para recibir y tramitar las denuncias;

f) La eliminación inmediata de todos los datos personales que no sean pertinentes para la tramitación de la denuncia. 

1 - DENUNCIAS

Las denuncias se presentan por escrito rellenando el formulario disponible en la página web de la empresa o por correo electrónico, de forma anónima o con identificación del denunciante.  

El Canal de Denuncias de la Empresa puede ser utilizado gratuitamente, 24 (veinticuatro) horas al día, 7 (siete) días a la semana a través de los siguientes canales de contacto:

Página Web: https://www.investe.pt/canal-de-denuncia

Correo electrónico: geral@investe.pt 

El denunciante deberá cumplimentar el formulario por vía telemática, o por escrito enviando la incidencia al correo electrónico geral@investe.pt, destinado exclusivamente a la recepción de comunicaciones sobre esta materia y de consulta exclusiva para los responsables en la materia. El formulario puede ser anónimo y la información que permite conocer la identidad del denunciante está restringida y reservada a quienes reciben y tramitan las denuncias.

La persona responsable de la gestión de la comunicación y la información trabaja en el sector de la gestión y conoce a fondo la organización de la empresa y sus valores.  

La identidad del denunciante sólo puede revelarse:

• Para cumplir una obligación legal o una orden judicial;
• Tras informar al denunciante por escrito de las razones para revelar los datos, a menos que esta comunicación ponga en peligro investigaciones o procedimientos judiciales.

Protección de los denunciantes:

Los denunciantes que denuncien o revelen públicamente delitos tienen garantizada la protección legal si lo hacen de buena fe y tienen motivos fundados para creer que la información que comunican es cierta. La ley prohíbe los actos de represalia contra los denunciantes. Se consideran actos de represalia los actos u omisiones, incluidas las amenazas y las tentativas de actos u omisiones, que, directa o indirectamente, en un contexto profesional y motivados por la denuncia interna o externa del denunciante o la revelación pública de la infracción, causen o puedan causar al denunciante, de manera injustificada, un perjuicio pecuniario o moral.  

Responsabilidad del denunciante:

• La denuncia o revelación pública de una infracción, realizada de conformidad con los requisitos de esta ley, no constituye en sí misma causa de responsabilidad disciplinaria, civil, por falta o penal del denunciante.
• Sin perjuicio de los regímenes de secreto salvaguardados por las disposiciones del apartado 3 del artículo 3, el denunciante que denuncie o revele públicamente un delito de conformidad con los requisitos impuestos por la presente ley no será responsable de la violación de las restricciones a la comunicación o revelación de la información contenida en la denuncia o revelación pública.
• El denunciante que denuncie o revele públicamente un delito de acuerdo con los requisitos impuestos por esta ley no es responsable de la obtención o acceso a la información que motivó la denuncia o revelación pública, salvo en los casos en que la obtención o acceso a la información constituya un delito.
• Lo dispuesto en los puntos anteriores se entiende sin perjuicio de la posible responsabilidad de los denunciantes por actos u omisiones ajenos a la denuncia o revelación pública, o que no sean necesarios para la denuncia o revelación pública de un delito previsto en esta ley.

2 - TRATAMIENTO DE LA DENUNCIA

Una vez recibida la denuncia, es necesario proceder a la fase de investigación, existiendo un procedimiento de seguimiento de la denuncia.

La persona encargada de este circuito analiza el contenido de la denuncia y los documentos que la acompañan, y tiene autonomía para solicitar a la organización los documentos y la información que considere necesarios para llevar a cabo este análisis de forma completa y exhaustiva.

Una vez analizado, la persona responsable debe elaborar un informe en el que se describan las actuaciones realizadas y las conclusiones alcanzadas, conservando el informe exclusivamente para sí y asegurándose de que ningún tercero tenga acceso al mismo, ya sea en papel (cuando se imprima) o en soporte informático.

Las personas encargadas de gestionar este procedimiento gestionan también el correo electrónico dedicado a este tema.

Las etapas esenciales de este circuito son las siguientes:

Registro: el denunciante registra su denuncia en un formulario accesible en la página web de la empresa, o bien enviando la información a geral@investe.pt.

Análisis y tramitación: Las denuncias recibidas se introducen en una carpeta informática reservada en el sistema, así como en una carpeta de documentos con acceso reservado, tras lo cual se procede al respectivo flujo de trabajo, análisis y conclusiones.  

Conclusión y archivo: Las personas habilitadas para ello analizan y documentan la conclusión de la denuncia a través de un correo electrónico dirigido exclusivamente al denunciante.  

3 - FINALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

El denunciante es informado en cualquier momento del proceso del estado de las gestiones realizadas y se le notifica la decisión adoptada hasta 90 días después de la recepción de la denuncia por correo electrónico geral@investe.pt.

Las multas por incumplimiento de la Ley de Protección de los Denunciantes se dividen en sanciones muy graves y graves.

Impedir la presentación o el seguimiento de una denuncia constituye una infracción muy grave sancionable con multa de entre 1.000 euros y 25.000 euros si el autor es una persona física, o de entre 10.000 euros y 250.000 euros si el autor es una persona jurídica.

No disponer de un canal de denuncias externo, u ofrecerlo sin las garantías necesarias, constituye una infracción administrativa grave sancionable con multa de entre 500 y 12.500 euros si el agente es una persona física, o de entre 1.000 y 125.000 euros si el agente es una persona jurídica.  

INVESTE REAL ESTATE, en estrecha relación con su visión y misión, se compromete a desarrollar su actividad de acuerdo con los principios de:  

Integridad y transparencia absoluta en la conducción de los negocios.

Unidad y respeto en las relaciones con clientes, socios y proveedores.  

Eficiencia en los procesos de planificación y ejecución.  

Iniciativa y proactividad en todas las situaciones, calidad de los productos y servicios y compromiso con el cliente.    

Debido a que la dinámica social y jurídica evoluciona, este documento tiene el mismo carácter y será modificado siempre que sea oportuno. Su primera versión se formalizará el 07 de julio de 2023, y se informará a todo el equipo por los medios adecuados.